Pour faciliter le développement de votre entreprise, il est important d’avoir une bonne stratégie pour gérer votre flotte de véhicules. Avec un outil informatique de gestion dédié, vous pouvez gagner du temps et bien suivre les automobiles. Découvrez les bonnes raisons pour lesquelles vous devez opter pour l’utilisation d’un logiciel !
Un outil de supervision globale
Dans une entreprise, la personne en charge de la gestion du parc automobile a une responsabilité principale à savoir la supervision. Le suivi de flotte des véhicules est l’une des tâches essentielles qui s’y rattache. Il permet d’avoir une vision globale sur toutes les opérations. Dans ce cadre, le logiciel de gestion peut être d’une aide primordiale. Il fournit, en un temps record, une vue générale sur toutes les activités impliquant l’usage de véhicules. Ce type de programme informatique permet de collecter une diversité d’informations.
Il s’agit entre-autres de :
- points sur l’ensemble des interventions et emplois auxquels a été affectée une voiture ;
- suivre le kilométrage et les heures de l’utilisation grâce au logiciel de géolocalisation ;
- faire une surveillance continue des interventions.
En pratique, avec le logiciel, vous avez le nom de toute personne ayant utilisé le véhicule, le temps d’utilisation, le motif. Mieux, il renseigne à propos du chantier sur lequel s’effectuent les travaux et aide à faire un suivi des agents impliqués dans l’opération. Pour une gestion de flotte optimale, il est indispensable de disposer de telles informations.
En ayant une vision générale sur toutes les actions effectuées, le gestionnaire peut anticiper les éventuels problèmes. Il peut par ailleurs répartir d’une manière efficace le temps d’utilisation quotidien des véhicules.
Un moyen pour gagner du temps
Les gestionnaires de flotte et leurs équipes font souvent face à des impératifs de temps. Une étude a permis de comprendre plusieurs réalités. Près de la moitié des entreprises utilisent une à deux heures pour faire les factures et les devis. Environ 42 % des sociétés passent du temps à chercher le conducteur le mieux adapté.
Cette même étude montre que 43 % des enseignes perdent des heures dans la gestion des dépenses. Il s’agit en particulier de celles concernant l’utilisation de la flotte. En outre, 38 % des entreprises consacrent beaucoup de temps sur les vérifications diverses liées aux matériels roulants.
Avec les logiciels, il est facile d’automatiser la majeure partie de ces travaux. Toutefois, le constat fait est qu’il n’y a qu’une partie très minime des coordonnateurs de flotte qui utilisent ce système. Concernant le choix des conducteurs et leurs répartitions, il n’y a presque pas de gestionnaire utilisant un logiciel pour y arriver.
Cependant, en utilisant une application, vous économisez plus de la moitié du temps consacré à ces tâches. Cela constitue un gain de temps pour l’entreprise et pour le gestionnaire. Il est important de préciser qu’une étude a révélé que 26 % de ces professionnels utilisent un logiciel pour contrôler la totalité des dépenses.
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Pour une fluidité de la maintenance de la flotte des véhicules
Le suivi par logiciel est adapté pour établir automatiquement les factures, mais aussi faire le point sur toutes les opérations faites par les voitures. Ceci a un impact positif sur l’organisation des personnels qui gèrent la flotte. En guise d’exemple, plusieurs sociétés s’occupant de l’entretien des automobiles ont fait évoluer ainsi le système de facturation en intégrant les logiciels.
C’est le cas des entreprises spécialisées dans la location d’automobile. Elles ont pour la plupart adopté l’automatisation de la gestion. La dématérialisation permet de vite donner l’accord aux techniciens pour la réparation de véhicules au besoin. Avec les logiciels, il est possible d’avoir facilement accès à l’historique complet de la flotte d’automobiles.
L’application de gestion permet de faire une bonne organisation de la maintenance des véhicules. Les inspections de la sécurité des voitures sont effectuées de façon quotidienne. La dématérialisation est donc indiquée pour réussir le contrôle de la sécurité et la gestion des réparations.
