La crise engendrée par le Covid a fortement modifié les habitudes des entreprises. Celles-ci ont dû repenser leurs façons de travailler. Il s’en est suivi un réaménagement des espaces et des horaires de travail. Désormais, de nombreux collaborateurs optent pour le télétravail. Compte tenu des contraintes sanitaires, certains privilégient des bureaux nomades, d’où la tendance flex office. Si vous disposez d’espaces de travail inoccupés, voici comment les transformer afin de les rentabiliser au mieux.
Transformez votre espace de travail en flex office
Vous disposez d’espaces de travail inoccupés ? Pourquoi ne pas les transformer en bureaux dédiés au coworking ? Cette méthode d’organisation du travail consiste à regrouper des travailleurs nomades dans un espace de travail partagé. Le concept repose sur l’échange et l’ouverture. Autrement dit, chacun loue un bureau partagé en fonction de ses besoins.
De nombreux réseaux de cotravailleurs se sont d’ailleurs constitués grâce au coworking. De ce fait, il est tout à fait possible de rentabiliser un espace de travail inoccupé en le transformant en lieu de coworking. Le concept de flex office s’est donc popularisé. Pour le côté pratique, les travailleurs nomades disposent d’outils de réservation d’espaces de travail. Si vous souhaitez aménager vos bureaux en flex office, découvrez MOFFI, une solution qui permet de gérer et d’optimiser l’occupation de vos bureaux. L’objectif est d’exploiter le potentiel de vos espaces de travail flex office, espaces partagés, salle de réunions, corpoworking…
L’aménagement d’un espace en flex office : les règles à respecter
Le flex office vise d’abord à réconcilier les salariés avec leur lieu de travail. Un tel agencement se doit d’être humain, sobre et efficace. Il convient en effet de préserver la fonctionnalité des lieux ainsi que des équipes. Pour commencer, il faut dimensionner les espaces afin de permettre à chaque collaborateur d’y trouver une place assise à n’importe quel moment. S’ensuivent la réduction de chaque poste de travail et la mise à disposition d’un casier individuel pour y ranger les affaires personnelles.
L’aménagement d’un flex office implique de s’équiper d’équipements fiables, connectés et facilitant la mobilité. Par ailleurs, un agencement en flex office ne peut être optimisé sans l’application de la culture du clean desk. Encouragez les collaborateurs à nettoyer systématiquement leur coin de travail après leur passage. Bien évidemment, l’espace dédié au flex office devra être accessible aux publiques spécifiques comme les collaborateurs en situation de handicap.
Un aménagement efficace d’un flex office favorise la réduction du coût des transferts. À cela s’ajoutent la diminution des surfaces immobilières et une augmentation de l’offre en matière d’espaces collaboratifs. De plus, le concept contribue à la mobilité des travailleurs, au décloisonnement des locaux et in fine au bien-être des employés.
L’importance du rangement intelligent des bureaux
Dans un flex office ou un espace de travail partagé, il s’avère essentiel de faire le tri et le rangement. Le but est d’adopter des méthodes efficaces qui visent à améliorer la productivité des collaborateurs. Les formations doivent être proposées, afin de les sensibiliser aux nouvelles habitudes de travail au quotidien. Le rangement systématique s’opère aussi au niveau de l’ordinateur : débarrassez-vous des fichiers lourds et inutiles, prévoyez un système d’archivage de type htp ou cloud.
Les nouvelles habitudes ne doivent pas aller à l’encontre des méthodes de travail éprouvées. Ainsi, il s’avère pertinent de mettre des solutions de rangement à disposition. C’est une façon comme une autre de gagner de la place, d’optimiser l’espace de bureau et d’exploiter au maximum chaque mètre carré.
Pensez au corpoworking
Le concept est similaire à celui du coworking. Il s’agit en effet d’un espace de travail partagé, disponible au sein même des locaux de l’entreprise. Le lieu dédié au corpoworking n’est accessible qu’aux salariés de la société. Le terme corpoworking résulte de la contraction de « corporate » et de « coworking ». La mise en place de ce concept favorise la flexibilité, la création d’une communauté, ainsi que les échanges. Grâce au corpoworking, l’entreprise octroie une certaine liberté et une flexibilité à ses collaborateurs. Ceux-ci se profitent ainsi du flex office pour optimiser leurs potentiels.
Ils prennent du recul sur leur travail, gagnent en efficacité et en motivation. Le concept s’apparente à un système collaboratif qui permet de constituer une véritable communauté de travail. En optant pour le corpoworking, l’entreprise rompt avec le concept de bureau attitré. Avant d’entamer la transition, il convient de consulter les employés afin de déceler leurs véritables besoins. L’écoute active sera donc favorisée pour éviter les écueils.
Créez des espaces de réunion informels
Le flex office et le corpoworking offrent un maximum de flexibilité aux collaborateurs. Dans la même optique, il convient d’aménager des espaces de réunion informels qui favorisent les prises de décisions importantes. Attention, la dépersonnalisation des lieux s’avère de rigueur. Chacun pourra ainsi se réapproprier un poste de travail en fonction de ses envies.
Même si le concept flex office ou corpoworking rime avec flexibilité, l’employeur doit veiller à ce que chaque salarié soit installé confortablement. Cela implique des sièges de bureau réglables, un écran, un casque, ainsi que des accessoires ergonomiques. Il s’avère tout aussi pertinent de transformer les open spaces en des espaces de travail conviviaux et agréables.
Quels sont les avantages du coworking/flex office ?
Les espaces dédiés au coworking ou au flex office mettent à disposition des équipements professionnels. Les travailleurs bénéficient d’infrastructures de qualité telles qu’un bureau, une imprimante, le wifi, un vidéoprojecteur. Le concept présente de nombreux avantages comme le gain de temps, la possibilité d’intégrer un réseau de coworkers.
Exit les bureaux traditionnels, les espaces consacrés au flex office se composent notamment de fauteuils moelleux, de poufs confortables. Certains agencements intègrent des jeux en libre-service : PlayStation, baby foot, ping-pong. Plus encore, les communautés de coworkers improvisent des goûters à thèmes, des soirées de dégustation de produits locaux…
Quel lieu de travail pour quel type de travailleur ?
Un lieu de travail se doit d’être aménagé de manière à optimiser la productivité des collaborateurs. Il s’agit de faire le bon choix d’aménagement en fonction des particularités des travailleurs.
Un travailleur en freelance recherche généralement un poste de travail au sein d’un espace de coworking ou d’un centre d’affaires. Ces options conviennent particulièrement aux petits budgets qui y trouvent des bureaux vacants et fonctionnels. Quant à une startup composée de deux personnes, un hébergement par un incubateur s’impose dans les premiers temps. Mais avec la croissance de la petite entreprise, l’heure est venue de trouver un espace de travail confortable. Le choix se révèle très large parmi les nombreuses offres en coworking et en flex office.
S’il s’agit d’une PME en pleine expansion, il faut prévoir un espace indépendant à aménager en bureaux flexibles. L’idéal serait de louer un espace assorti d’un bail commercial de 3/6/9. Pour l’aménagement des lieux, il convient de se faire accompagner par un professionnel. Les applications permettent également d’optimiser chaque mètre carré exploitable.
Quoi qu’il en soit, l’agencement d’un espace de travail doit être pensé comme celui d’un lieu de vie. L’accent sera mis sur le mobilier le plus confortable possible. Autant que possible, il convient de privilégier une bonne luminosité, un éclairage conséquent. Ajoutez-y des plantes vertes qui augmentent la productivité de 15 %. Attention, l’agencement des meubles devra être réalisé dans le bon sens. Par exemple, une table de bureau ne doit pas entraver les allers et les venues dans une pièce. La circulation des énergies doit être fluide, quitte à appliquer quelques concepts de Feng Shui. Quoi qu’il en soit, une entreprise dynamique nécessite des bureaux propres et bien organisés.
