Lorsque vous avez une entreprise, le contact avec vos clients et vos prospects est d’une importance capitale. Vous devez tout mettre en œuvre pour maintenir un sentiment de proximité qui ne sera que bénéfique pour votre activité. Cette règle reste valable, quel que soit le secteur dans lequel vous évoluez. Si vous avez une entreprise de sécurité, il ne fait aucun doute que vous serez sollicité régulièrement. Nous vous donnons les astuces pour rester joignable à tout moment.
Optez pour un service de permanence téléphonique
Le service de permanence téléphonique est assimilable à un secrétariat. Sa particularité réside dans le fait que ce dernier ne se trouve pas dans les locaux de votre entreprise. La prestation est assurée par un professionnel qui n’est pas directement impliqué dans l’organisation de votre société. Le service est axé autour de la prise en charge des appels. Plus précisément, ce sont les appels entrants qui sont privilégiés. Il s’agit d’une option qui est très avantageuse en plus de vous aider à atteindre votre but.
Restez joignable en toute occasion
Avec un tel service, vous pourrez littéralement rester joignable de manière permanente. Avec des spécialistes comme A3COM, il est possible de profiter d’un télésecrétariat actif tous les jours, et ce, à tout moment. Autrement dit, vos clients ou prospects pourront vous contacter chaque fois qu’ils en ressentiront le besoin. Bien entendu, tous les prestataires de ce service n’offrent pas une telle possibilité, il faudra donc vous en assurer avant de choisir la société.
Faites des économies
Une autre raison pour laquelle vous aimerez vous tourner vers cette option est la possibilité de réaliser des économies. De plus, ces dernières concernent plusieurs aspects importants. En effet, la mise en place d’un service dédié à cette tâche en interne est particulièrement onéreuse. Vous aurez à prévoir et acquérir les équipements nécessaires, y dédier un espace et bien sûr sans oublier le personnel à former, mais aussi rémunérer. Le secrétariat externalisé que représente le service de permanence téléphonique vous permet de faire jusqu’à 70 % d’économies.
Soignez votre image
De manière plus durable, le service de permanence téléphonique soigne l’image de l’entreprise. Il améliore la relation client et est un gage de professionnalisme. C’est aussi une bonne manière de montrer à votre clientèle que leurs doléances vous tiennent à cœur. Cela influence l’image que votre entreprise projette.
Toutefois, elle ne sera positive que si vous choisissez convenablement votre prestataire de service. Vous devez alors tester personnellement le service afin de l’évaluer. Vous verrez ainsi si les bonnes pratiques de l’accueil téléphonique en entreprise sont respectées. Dans le cas contraire, vous engager reviendrait à prendre d’énormes risques.
Instaurez un menu vocal interactif
Le menu vocal interactif, encore appelé serveur vocal interactif, est un outil qui s’avère très utile en entreprise. Il s’agit d’un menu téléphonique à travers lequel les clients peuvent naviguer de différentes manières. Le contenu, les différents cheminements et les réponses fournies sont préétablis.
Avec ce type de solution, l’intervention humaine n’est pas indispensable. Si elle était autrefois réservée aux grandes sociétés, ce n’est plus le cas aujourd’hui. Avec les standards virtuels, toutes les entreprises peuvent y avoir accès et en profiter pleinement.
Quels sont les avantages du serveur vocal interactif (SVI) ?
Premièrement, le SVI est parfait pour ne rater aucun appel d’un client ou d’un prospect. Bien configuré, il est en mesure de prendre en charge tous les appels entrants. Deuxièmement, c’est la solution qu’il vous faut si vous disposez de plusieurs services par exemple.
Il permet de répartir les appels de façon efficace. Un client qui appelle pour la sécurité d’un commerce n’aura pas le même parcours qu’un autre qui veut sécuriser sa maison. Par ailleurs, le SVI rassure vos clients et vous aide à gagner du temps. Pour finir, cette solution améliore également l’image de votre société en offrant une présence permanente.
Quels sont les différents types de SVI ?
Le menu vocal interactif a évolué avec le temps et le développement de la technologie. Vos options pour sa mise en place sont de fait plus nombreuses. Il existe différents types de SVI qui se distinguent principalement par leur mode d’interaction avec les appelants.
Vous avez les menus avec interactions claviers qui ne répondent qu’à des commandes correspondant aux numéros des touches d’un clavier. Il y a également le menu avec reconnaissance vocale qui identifie des mots-clés prédéterminés afin d’orienter l’appelant. Quel que soit votre choix, nous vous recommandons de définir le parcours le plus simple possible pour avoir l’effet escompté.
Favorisez la prise de contact en ligne
Même si le canal téléphonique est très utilisé, il n’est pas le seul que vous pouvez exploiter pour rester joignable. En effet, l’avènement du digital a fait de la présence en ligne un indispensable pour chaque entreprise. L’époque est aux cours en ligne, aux opérations bancaires ou encore aux achats en ligne. Dans ce sens, vous devez permettre à vos clients de vous joindre en utilisant cette méthode.
Optez alors pour une plateforme de prise de rendez-vous pour les clients souhaitant communiquer avec un responsable. Cela peut être pour faire des réclamations ou pour un projet particulier. La prise de contact en ligne vous aidera à créer un lien avec de nombreuses personnes qui ont plus d’affinités avec ce canal.
Vous n’aurez pas forcément besoin de créer un site internet pour y arriver. Il existe sur le marché des professionnels qui mettent à votre disposition des plateformes adaptées sur lesquelles vous pouvez avoir votre propre page. Il suffira d’y insérer toutes les informations concernant votre société. En plus du processus de prise de rendez-vous, rien ne vous empêche d’ajouter des numéros téléphoniques et même une section pour les commentaires.
Bien entendu, la plateforme ne dispose pas d’heures de fermeture. N’importe qui peut en faire usage pour vous contacter, quel que soit le moment de la journée. Cette solution vous permet donc de rester joignable 24/7. Cependant, elle ne sera pas réellement efficace si les rendez-vous pris par vos clients et prospects ne sont pas bien traités. N’hésitez pas à définir un processus pour leur prise en charge jusqu’à la rencontre avec le client.
Les méthodes pour garder la proximité avec votre clientèle sont innombrables. La seule restriction est que vous ne pouvez pas toutes les explorer. Il y en a qui seront plus indiquées pour votre société que d’autres. Faites votre choix en tenant compte avant tout de vos besoins et objectifs.
