Ce n’est un secret pour personne qu’il est important de se préparer avant d’organiser une réunion. L’un des éléments les plus importants de cette préparation est la salle de réunion. Une salle de réunion mal conçue peut faire ou défaire l’image de votre entreprise. Voici quelques conseils sur la façon de concevoir une salle de réunion qui sera bien accueillie par vos clients, vos collaborateurs et vos employés.
Connaître le type de salle de réunion dont vous avez besoin
Il existe trois types différents de disposition de salles de réunion :
– Les salles de conseil, qui sont utilisées pour des réunions avec un petit nombre de personnes et principalement pour des présentations.
– Les salles de conférence, qui sont conçues pour accueillir plus de 12 personnes et peuvent être utilisées pour des présentations ou des discussions de groupe.
– Les espaces de réunion, qui peuvent être des bureaux individuels ou des espaces de travail partagés permettant aux personnes de se répartir en groupes plus petits si nécessaire.
Il est important de connaître le type de salle de réunion dont vous avez besoin avant de la concevoir. Vous saurez ainsi quel espace est nécessaire et quel type de mobilier conviendra le mieux. Si vous n’êtes pas sûr, consultez un architecte ou un décorateur d’intérieur.
Créez un espace avec une bonne énergie
Lors de la conception de la salle de réunion, vous devez tenir compte du type d’énergie que vous souhaitez dégager. Idéalement, vous voudrez un espace qui favorise la collaboration et qui dégage une atmosphère positive. Dans la mesure du possible, essayez d’éviter les espaces comportant trop de distractions comme les téléviseurs ou les lumières vives.
Équipez votre salle d’un design contemporain
La modernité est un facteur clé dans la conception des salles de réunion. Vous voulez que vos clients et vos employés aient une expérience positive lorsqu’ils entrent dans la salle. Pour y parvenir, vous devez vous assurer que votre salle de réunion a un aspect contemporain. Une façon d’y parvenir est de créer un espace propre et minimaliste avec des couleurs neutres, un mobilier moderne et un éclairage accueillant. Cela les mettra à l’aise et les incitera à se détendre pendant votre réunion importante avec eux.
Prévoyez des sièges confortables
Un autre élément important de la conception d’une salle de réunion est de s’assurer qu’il y a des sièges confortables. Pour ce faire, ajoutez des canapés ou des chaises longues sur le périmètre de la pièce afin que les gens puissent s’asseoir si nécessaire. Cela crée une atmosphère invitante qui encourage la discussion et le partage d’idées entre les personnes présentes.
Ajoutez de l’art contemporain
L’intégration d’œuvres d’art dans votre espace de réunion est un autre moyen de faire en sorte que votre entreprise se distingue des autres entreprises du secteur. Pour ce faire, accrochez des œuvres d’art contemporain sur les murs ou autour de la table de réunion où les participants seront assis.
Prévoyez des points d’accès pour le Wi-Fi
L’absence de connexion Wi-Fi peut rapidement devenir une source de distraction pour les personnes participant aux réunions dans votre salle de conférence. Pour éviter ce problème, équipez toutes les zones de points d’accès Wi-Fi afin que les participants puissent rester connectés si nécessaire sans être interrompus dans leurs pensées ou leurs conversations pendant les réunions.
Quelle surface pour une salle de réunion ?
- Pour une salle au format classe il faut 1,7 m2.
- Pour une salle en disposition en U, il faut 2 m2 par personne.
- Pour une salle au format conférence il faut 1 m2.
Choisir le bon mobilier pour votre salle de réunion
Le mobilier est un élément clé de la réussite de la conception d’une salle de réunion. Il est important d’avoir une disposition appropriée des sièges qui offrira à vos employés et à vos clients un cadre confortable pour les réunions.
Cependant, vous voulez éviter un aspect encombré qui nuirait à l’objectif de la réunion. La meilleure façon de créer un environnement confortable sans trop de distraction est d‘utiliser des meubles modulaires, tels que des tables avec des prises de courant intégrées et des systèmes de vidéoconférence à la demande. En outre, des chaises de bureau ergonomiques rendront vos clients plus à l’aise.
Les tables doivent être disposées en fonction de la taille des groupes présents. Si plusieurs groupes sont présents en même temps, il est important d’avoir suffisamment de place pour tous. Pour ce faire, vous pouvez regrouper les petites tables avec les grandes ou utiliser des tables rectangulaires ou carrées au lieu de tables rondes.
Il faut également que la salle soit utilisable à plusieurs fins, afin qu’elle puisse être utilisée pour d’autres événements que les réunions d’affaires. Il est important d’inclure la lumière naturelle dans toute conception afin que les gens ne se sentent pas claustrophobes et fermés du monde extérieur lorsqu’ils sont dans la salle de réunion. En outre, il est préférable que votre conception ne se limite pas à une seule palette de couleurs ou à un seul thème, car cela peut créer une atmosphère peu attrayante et limiter la fonctionnalité de la pièce.
Connaissez vos besoins en matière de sièges
Il est bon d’avoir un nombre de places déterminé pour votre salle de réunion, afin de savoir de combien de chaises et de tables vous aurez besoin. Par exemple, si vous prévoyez d’accueillir 10 personnes à la fois dans une réunion, prévoyez 2 ou 3 chaises et 1 ou 2 tables supplémentaires.
Trouvez la bonne table pour votre salle de réunion
La première étape de la conception d’une salle de réunion consiste à trouver la bonne table. Pour ce faire, il faut tenir compte du nombre de personnes qui seront assises et du matériel sur lequel elles seront assises. Si vous voulez être sûr que tout le monde puisse se voir, il faut prévoir un siège pour deux invités. Si vous optez pour une table ronde, il est préférable de la placer autour d’une table rectangulaire, car elle permet à chacun de se voir plus facilement.
Choisissez le bon éclairage pour les réunions
La première chose à prendre en compte lors de la conception d’une salle de réunion est l’éclairage. Lorsque vous choisissez une source de lumière, n’oubliez pas que le meilleur style d’éclairage pour les réunions est l’éclairage direct.
Ce type d’éclairage éclaire spécifiquement la zone utilisée pour le travail ou la collaboration et minimise les autres zones de la pièce. Ainsi, les gens ne se cogneront pas les uns aux autres lorsqu’ils se déplacent d’une table à l’autre, et il leur sera plus facile de trouver leur chemin dans la salle de réunion.
Une autre option pour l’éclairage des tâches est l’éclairage réglable. Ces lampes vous permettent de les orienter vers ce qui doit être éclairé sans avoir recours à des extensions supplémentaires.
Pensez à des combinaisons de couleurs pour votre conception
La première chose à faire est de réfléchir à la palette de couleurs de votre salle de réunion. Quelle couleur représente le mieux votre marque ? Quelles sont les couleurs que vous souhaitez évoquer dans votre espace de réunion ? Il est important de choisir des couleurs qui créeront une atmosphère positive pour la réunion, alors pensez à en choisir basées sur l’humeur ou l’ambiance que vous voulez créer. Veillez également à ce que la lumière naturelle soit abondante dans la pièce pour que les participants puissent voir ce dont ils parlent.
Ajoutez des éléments naturels pour donner vie à l’espace
L’ajout d’éléments naturels donnera vie à l’espace. Une façon d’y parvenir est d’ajouter une grande plante pour une touche de vert. Les plantes peuvent également améliorer la qualité de l’air en filtrant les polluants et en produisant de l’oxygène.
Une autre façon d’ajouter des éléments naturels est de placer des œuvres d’art ou un miroir sur le mur. Non seulement les œuvres d’art ou les miroirs peuvent rendre une salle de réunion plus accueillante, mais ils peuvent également servir de point focal pour le design de la pièce.
Laisser parler votre créativité
Lorsqu’il s’agit de concevoir une salle de réunion, les possibilités sont presque illimitées. Que votre espace soit grand ou petit, vous pouvez le personnaliser pour l’adapter à vos besoins et à ceux de vos invités. La chose la plus importante à retenir est de créer un espace avec une grande énergie qui enthousiasmera vos invités. Il est également important de réfléchir au mobilier, à l’éclairage, aux sièges et aux couleurs qui conviendront le mieux à votre conception.