L’assemblée générale (AG) occupe une place importante dans la vie d’une association. Pour une raison donnée, vous pouvez être amenée à faire une réunion d’AG à distance. Cela peut paraître difficile. Cependant, Il existe de nombreuses dispositions à prendre pour réussir la tenue d’une assemblée générale en ligne. Découvrez, en lisant ce qui suit, la façon la plus simple de faire une assemblée générale en visioconférence.
Définissez les modalités de vote durant l’assemblée générale
Les modalités de vote à distance constituent un aspect à prendre en compte pour faire une assemblée générale en visioconférence. Il existe un certain nombre de réglementations qui régissent les votes au cours des AG à distance. Vous devez par exemple respecter le quorum nécessaire, c’est-à-dire le nombre de présents pour que l’assemblée générale puisse valablement délibérer. Pour réaliser les votes, vous avez le choix entre le vote électronique et le vote par correspondance. Il existe des prestataires externes qui vous permettent de faire le vote électronique assemblée générale de façon sécurisée sous contrôle d’huissier de justice. Ce mode donne la possibilité aux participants de voter en simultané pendant le déroulement de la séance. À la différence du vote électronique, qui se déroule durant l’AG, le vote par correspondance précède la séance.
Il faut noter que la possibilité même de faire une assemblée générale en visioconférence dépend de vos statuts et des réglementations en vigueur. Vos statuts doivent définir de façon explicite la possibilité d’organiser une AG à distance. Si cela est autorisé par les textes, les membres peuvent alors se connecter en visioconférence ou audioconférence pour participer à l’assemblée générale.
Choisissez les outils numériques appropriés pour votre assemblée générale en visioconférence
Les outils numériques sont incontournables pour faire une assemblée générale ou webinaire en visioconférence. Vous devez donc choisir les outils nécessaires pour le bon déroulement de votre réunion d’AG. Pour ce faire, il faut commencer par définir vos besoins pour l’assemblée. En termes de besoins, vous devez définir le nombre de participants attendus. Cela va vous permettre de choisir l’outil le plus adapté en fonction du nombre. Par exemple, vous pouvez choisir Google Meet si l’assemblée doit rassembler près de 250 personnes. Par contre, la plateforme Zoom vous donne la possibilité de réunir jusqu’à 1 000 participants. Toutefois, avec cet outil, vous ne pouvez visualiser que 49 participants sur l’écran. De plus, avec zoom et Google Meet, vous pouvez obtenir un lien unique de connexion. Ce lien doit être intégré dans la convocation à l’assemblée générale.
L’autre chose à faire consiste à évaluer le niveau de sécurité de votre instance. Cette évaluation vous permet de définir les fonctionnalités que doivent avoir vos outils. Il peut s’agir par exemple de la possibilité de couper tous les micros des participants ou de mettre en place une salle d’attente. Il peut également s’agir d’enregistrer la séance. Enfin, vous devez définir le type de communication que vous souhaitez utiliser durant l’assemblée générale. Cela consiste à déterminer le nombre d’intervenants.
Voici quelques outils généralement utilisés pour les assemblées générales en visioconférence :
- Zoom,
- Google Meet,
- Microsoft Teams,
- Skype,
- Adobe Connect,,
- Etc.
Vous devez bien entendu disposer d’une bonne connexion internet, des écouteurs ou casque, une caméra ou webcam et un micro intégré ou externe.
Quelques bonnes pratiques pour la tenue d’une assemblée générale en visioconférence
À l’instar d’une assemblée générale en présentiel, vous devez adopter quelques bonnes pratiques pour le bon déroulement de la rencontre.
- Convoquer les membres à l’avance.
- Intégrer toutes les informations nécessaires dans la convocation (ordre du jour, documents à consulter).
- Respecter le temps défini pour la visioconférence.
- Annoncer les différents résultats aux votes.
- Envoyer le compte rendu ou le procès-verbal de l’assemblée générale à tous les membres.
Le secret pour réussir une assemblée générale en visioconférence consiste à faire preuve d’une parfaite organisation.
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