La location d’une salle de séminaire peut être la clé du succès de vos réunions d’affaires. Que vous recherchiez un espace de conférence, une salle de banquet ou des salles de réunion à louer, ces 6 conseils vous aideront à tirer le meilleur parti de votre expérience de location.
1-La taille de la salle correspond à vos besoins ?
La taille de la salle dont vous avez besoin dépend du nombre de personnes qui assisteront à votre événement. Veillez à ce que l’espace à louer soit suffisamment grand pour que les participants puissent se déplacer et se retrouver facilement pendant les pauses, sans pour autant prendre trop de place. En général, une salle pouvant accueillir :
- cinquante personnes est idéale pour les séminaires ou les ateliers,
- une salle pouvant accueillir cent personnes devrait convenir à des événements tels que des petits-déjeuners ou des déjeuners,
- pour un événement de plus de cent participants bénéficiera de la location d’un centre de conférence.
2 – Le lieu de l’événement dispose-t-il d’un accès WiFi ?
Le WiFi est un élément indispensable dans le monde numérique d’aujourd’hui. Si vous organisez un événement avec un public composé principalement de milléniaux, vous devez vous assurer que votre lieu dispose d’une connexion wifi solide et fiable. Certains lieux offrent un service Internet gratuit, tandis que d’autres proposent un service wifi payant. Il est préférable de se renseigner à ce sujet avant de réserver votre espace de location. Mais s’il y une bonne couverture du réseau 4G ou 5G cela pourrait convenir.
3 – Est-ce un bon emplacement ?
En fonction de la taille de la réunion, il se peut que certains participants soient trop éloignés pour y assister. Le lieu est une préoccupation pour de nombreux organisateurs de réunions. Les lieux de réunion doivent être choisis en tenant compte des participants. Lorsque vous choisissez un lieu, posez-vous les questions suivantes :
L’endroit est-il pratique pour tous les participants ?
Comment les participants s’y rendront ils ?
Y a-t-il des hôtels ou des navettes d’aéroport à proximité ?
Combien de temps faut-il aux participants pour s’y rendre depuis leur domicile ?
Si vous ne parvenez pas à trouver un lieu approprié, envisagez d’organiser une réunion virtuelle par vidéoconférence.
4 – La salle dispose-t-elle d’un équipement audiovisuel ?
La salle dispose-t-elle d’un équipement audiovisuel ? Y a-t-il une scène et/ou un podium pour les présentations ? La salle dispose-t-elle d’un projecteur et d’un écran intégrés ? Quel type d’éclairage est disponible ?
Si vous louez une salle de conférence, vous devrez apporter votre propre matériel audiovisuel. Si vous louez une salle de banquet ou un centre de conférence, ils disposent généralement d’un projecteur et d’un écran intégrés.
5 – Pourrez-vous décorer la pièce ?
Avez-vous une idée des couleurs ou des décorations que vous souhaitez intégrer à votre événement ? Souvent, les gens sont tellement excités par leur événement qu’ils oublient de décorer l’espace loué. Par conséquent, ils se retrouvent sans aucune décoration après l’événement.
Demander si vous pourrez décorer la salle vous évitera d’avoir à chercher des décorations et des ressources à la dernière minute. Si vous décidez de ne pas décorer, vous pouvez toujours apporter votre propre matériel et économiser de l’argent. Et s’il s’agit d’un espace loué, il se peut qu’il fournisse des décorations moyennant un coût supplémentaire.
6 – Le coût de la pièce correspond-il à votre budget ?
Si vous avez un budget serré, il existe de nombreux lieux de réception à bas prix qui proposent des tarifs intéressants. Si vous recherchez quelque chose de plus haut de gamme, il est préférable de louer une salle de bal ou un centre de conférence. Tout dépend du type d’événement que vous organisez.
Conclusion
Il peut être difficile de trouver un espace qui corresponde à votre budget et qui réponde à vos besoins. Mais si vous gardez ces six conseils à l’esprit, vous pourrez peut-être trouver l’espace parfait.