L’ère du numérique n’a pas épargné le secteur de la finance. Face à une transformation inéluctable, les entreprises modernes reconnaissent l’importance stratégique de la dématérialisation des factures. Cette évolution s’inscrit non seulement dans une logique d’efficacité opérationnelle, mais aussi de conformité réglementaire. Dans cet article, nous vous dévoilons nos conseils pour une transition réussie, de l’audit de vos pratiques actuelles jusqu’à la digitalisation intégrale de vos processus comptables.
Audit de l’existant, la première étape d’une dématérialisation des factures réussie
Bien entamer une transition vers la dématérialisation des factures clients et fournisseurs requiert d’abord une analyse approfondie de ce qui est déjà en place dans l’entreprise. Cet audit débute en dressant une carte précise des outils, des processus et des flux. C’est ce qu’on appelle la cartographie des processus.
Cartographie des processus de facturation, des outils et des flux
Connaissez-vous vraiment le volume et le type de factures électroniques ou non que votre entreprise échange ? Entre factures domestiques, internationales, EDI, papier ou PDF, il est crucial de comprendre la topographie de vos échanges de factures clients et fournisseurs pour envisager une solution de dématérialisation efficiente. Cette cartographie des factures permettra d’identifier celles qui seront concernées par la réglementation à venir sur la facture électronique obligatoire. C’est aussi une façon de confronter la réalité de ses pratiques aux exigences de la réforme, d’identifier les écarts pour décider de sa trajectoire de transformation.
Faire une revue complète du paramétrage TVA
Avec le rythme rapide des évolutions réglementaires, une mise à jour rigoureuse de votre paramétrage TVA est devenue incontournable dans la démarche de dématérialisation des factures fournisseurs et clients.
La TVA, bien que familière, est en constante mutation. La moindre erreur dans sa gestion peut entraîner des pénalités, des retards ou même nuire à votre réputation. Les modifications récentes soulignent l’importance de rester proactif. Des taux qui changent, de nouvelles catégories de produits concernés, des exceptions à noter; chaque détail compte.
Alors, au-delà d’une simple conformité, une revue approfondie du paramétrage TVA assure que votre entreprise reste compétitive et à l’abri des écueils réglementaires. Veillez également à ce que vos équipes soient à jour, car une formation adéquate est la clé pour naviguer avec succès dans cette mer changeante de régulations.
Évaluer la qualité des données présentes sur vos factures
La réussite de la dématérialisation des factures est étroitement liée à la qualité des données et à la mise à jour des différents référentiels. La réforme sur la facture électronique exigera par exemple de typer vos facturations en biens ou services, de disposer de tous les identifiants SIREN, SIRET, code service… pour facturer vos clients. Une base de données centralisée et à jour, assure la conformité aux exigences fiscales tout en optimisant la cohérence et l’efficacité à travers l’entreprise. Une gestion rigoureuse des données est une étape incontournable pour une transition numérique réussie vers la facturation électronique.
Définir sa trajectoire de transformation pour automatiser au mieux la dématérialisation des factures
Se lancer dans la dématérialisation des factures ne s’improvise pas. Il ne s’agit pas simplement d’automatiser la facturation, mais de repenser intégralement les processus Order-to-Cash et Procure-to-Pay. L’Order-to-Cash est le processus qui couvre toute la chaîne d’actions depuis la commande d’un client jusqu’à la réception du paiement. Le Procure-to-Pay, quant à lui, englobe les étapes depuis l’achat d’un service ou produit jusqu’au règlement de la facture fournisseur.
Vous devez aussi définir votre niveau d’automatisation attendu et votre mode de raccordement au nouvel écosystème de facturation électronique. Si les organisations traitant de faibles volumétries de factures devraient se tourner vers l’utilisation du futur Portail Public de Facturation (gratuit et fournissant des services minimum), il est probable que celles traitant plusieurs dizaines ou centaines de milliers de factures par an s’orientent plus logiquement vers des Opérateurs de Dématérialisation délivrant des services additionnels d’automatisation ou des Plateformes de Dématérialisation Partenaires agrées par l’Administration Fiscale.
Identifier quel processus comptable digitaliser, comment et quand le faire ?
Alors que la réforme approche à grands pas, les entreprises sont confrontées à un défi majeur : comment se transformer de façon stratégique ? Il ne s’agit pas seulement de digitalisation pour suivre une tendance, mais de choisir judicieusement le bon moment et le bon processus.
Prioriser sans plus attendre la digitalisation du processus Procure-to-Pay
Face à cette énigme, une voie s’impose : la digitalisation du Procure-to-Pay. En s’y prenant en avance, les entreprises se préparent non seulement à gérer les factures électroniques mais elles capitalisent aussi sur d’immenses gains de productivité. Finies les tâches répétitives et chronophages comme les validations et les rapprochements. Ainsi, en adoptant une stratégie proactive, non seulement les entreprises respectent les exigences réglementaires, mais elles se positionnent également à l’avant-garde, exploitant les bénéfices de la digitalisation avant même la pleine mise en application de la réforme. Mais au-delà de la simple conformité, on peut se demander : quels sont réellement les avantages de la dématérialisation des factures pour les entreprises ?
Quels sont les avantages de la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation des factures a bouleversé la manière dont le secteur privé opère, offrant à la fois des opportunités d’efficacité et des défis à relever. De nombreuses entreprises redoutent cette transition, en grande partie parce qu’elles ne mesurent pas pleinement les bénéfices qu’elle peut apporter. Voici quelques avantages majeurs de la facturation électronique :
- Économies financières substantielles : La dématérialisation des factures permet de réaliser jusqu’à 60 % d’économies.
- Gain de temps et efficacité opérationnelle : L’automatisation des factures accélère considérablement les processus, réduisant par 5 les temps de traitement et sécurisant ainsi les délais de paiement. La reconnaissance automatique des factures élimine également nombre d’erreurs humaines.
- Sécurité et suivi améliorés : La dématérialisation offre un meilleur suivi des états de frais, renforce la sécurité des factures et permet une alerte proactive en cas de problèmes avant la date d’échéance.
- Réduction de l’espace physique : Plus besoin d’entasser des montagnes de dossiers dans des armoires de classement. L’archivage électronique permet de stocker de manière sécurisée d’énormes quantités de données sur de petits espaces digitaux.
- Diminution des risques : Le traitement manuel des documents est source d’erreurs et de risques tels que la perte, le vol, les doublons ou la fraude. La digitalisation élimine bon nombre de ces préoccupations.
- Amélioration des relations professionnelles : La rapidité et l’efficacité accrues dans le traitement des factures renforcent la confiance et la satisfaction des fournisseurs.
- Impact sur la productivité : Prenons le cas d’une ETI (Entreprise de Taille Intermédiaire) qui traite en moyenne 500 factures par mois. Avec une structure plus complexe et des départements dédiés, le coût administratif et le temps consacré à la gestion des factures s’accumulent rapidement. La dématérialisation, en centralisant et en automatisant ces processus, peut conduire à des économies d’échelle substantielles et à une meilleure allocation des ressources.
Bien que le passage à la dématérialisation des factures puisse sembler une tâche intimidante, il est clair que les bénéfices, tant financiers que opérationnels, sont immenses. Et avec l’évolution rapide des réglementations, il devient impératif pour les entreprises de s’adapter et de tirer pleinement parti de cette transformation.
La dématérialisation des factures : une véritable transformation digitale
La réforme à venir rendant la facturation électronique obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA est plus qu’une simple mise à jour: c’est un projet transformationnel. Les acteurs impliqués doivent penser centralisation, gestion des données et maîtrise du traitement des factures électroniques. Pour les entreprises internationales, le défi est double. Il faut être prêt à traiter différents formats, anciens comme nouveaux car l’administration française ne peut imposer l’obligation de facture électronique aux fournisseurs étrangers. La dématérialisation des factures clients et fournisseurs n’est plus une option, c’est une nécessité.
En conclusion, la dématérialisation des factures est au cœur de la transformation numérique des entreprises modernes. Elle représente un enjeu de taille pour la performance, la conformité et la compétitivité. Alors, prêts à relever le défi ?